3. Retningslinjer for utlån av teknisk utstyr og bruk av tekniske rom


Den norske filmskolen har to lokaler: på Høgskolen i Innlandets Lillehammer-campus og ved Myrens Verksted i Oslo. Begge disse lokalene er innrettet med teknisk utstyr og spesialrom, men forvaltningen av dem varierer litt. Alle studenter har rett til å bruke utstyr og lokaler både på Lillehammer og i Oslo, men bachelorstudenter har forrang på Lillehammer, og masterstudenter har forrang i Oslo.

3.1 Lillehammer

Åpningstider for teknisk lager: 08.45 – 10.00 og 14.30 – 15.30.

Utenom disse tidene vil det normalt ikke bli utlevert utstyr eller forbruksmateriell. Det kan imidlertid gjøres avtaler med lageransvarlig om utlevering utenom åpningstidene. Under større produksjoner, f.eks. eksamensfilm, bortfaller begrenset åpningstid for de produksjonene som er i opptak, men ikke for alle andre. Dersom lageransvarlig ikke er til stede ved lageret i åpningstiden kan studentene ringe vedkommende.

Utstyr vil ikke bli lånt ut til studentene før de har gått gjennom Filmskolens kurs på det aktuelle produkt, selv om studenten har kunnskap og erfaring med utstyret fra andre skoler/praksis. Kursene holdes kontinuerlig gjennom studietiden, og omfatter teknisk opplæring på utstyr og praktiske sikkerhetskurs. Opplæringen gis av skolens ansatte og av eksterne instruktører. Formålet er å ivareta sikkerheten for studentene og skolens utstyr. Studentene er selv ansvarlig for å lese/gjennomgå brukerhåndbøker og annen tilgjengelig dokumentasjon. Dette for å få tilstrekkelig kunnskap om utstyret for å unngå unødvendig slitasje og skader. Dokumentasjon kan lånes på teknisk lager, og mye nyttig materiale kan også hentes ned fra utstyrsprodusentenes internettsider.

Alle studentene har tilgang på ”lett” produksjonsutstyr etter gjennomgåtte kurs. ”Lett utstyr" er f.eks. enkle videokamera eller tilsvarende, en mikrofon, enkle lydopptakere og lysbag. Tyngre utstyr som filmkamera med tilbehør, profesjonelle videokamera, store lyskastere og multispors lydopptakere er forbeholdt studenter på de linjer hvor det gis undervisning i bruk av dette. Studentene må selv være med å flytte utstyret ut og inn fra lager ved utlån.

Alle produksjoner med egne budsjett, får tildelt et produksjonsnummer. Dette nummeret skal oppgis ved utstyrs-utsjekk og alt uttak av materiell. Forbruksmateriell og/eller kostnad ved mistet/ødelagt utstyr vil bli belastet produksjonen når produksjonen har eget budsjett.

Ved mindre produksjoner/øvelser vil uttak av video/lydkassetter bli registrert i eget kartotek.

3.1.1 Utsjekk/innsjekk av utstyr

All utsjekk/innsjekk av utstyr og forbruksmateriell skal gjøres i åpningstidene, og tidsnok til at det kan foregå innenfor åpningstidene.

Ved utsjekk skal utstyrsbestillingen være registrert i bestillingssystemet. Ved utlevering skal bestillingen signeres av låntager og utlåner. Låntager som signerer er personlig ansvarlig for utstyret, og skal være til stede også ved innsjekk. Låntager får kopi av utstyrsbestillingen.

Ved innsjekk skal alt utstyr være rengjort og talt opp. Feil og mangler skrives på feilmeldingsskjema. (Se punkt 3.3.) Låntager skal være til stede under hele innsjekken.

Dersom utstyret skal leveres inn på ettermiddagen (14.30 – 15.30) skal det reserveres for hele denne dagen. Utstyret skal senest leveres ved lånetids utløpsdato. Dersom låntager er forhindret i å levere utstyret selv, skal lageransvarlig varsles om dette. Det bestemmes da om innlevering skal gjøres på et senere tidspunkt, eller om låntaker skal gjøre en avtale med en annen student i egen faggruppe om innlevering. (Eks.: en fotostudent får en annen fotostudent til å levere utstyret.)

3.1.2 Oppbevaring

Utstyr som er sjekket ut skal oppbevares forsvarlig (les: innelåst når det ikke er i bruk). Filmkameraene skal være innelåst i fotorommene når de ikke er i bruk.

3.1.3 Feilmelding/skade

Det skal gis skriftlig beskjed ved hjelp av feilmeldingsskjema ved feil og mangler på utstyr. Feilmeldingsskjemaet leveres i utfylt stand ved innsjekk.

Ved skade på utstyr, eller dersom utstyr er mistet/stjålet, skal låntaker ved innsjekk levere en skriftlig rapport på feilmeldingsskjemaet som beskriver hendelsesforløpet i detalj.

Ved tyveri/tap skal det i tillegg straks meldes til politi, og kopi av anmeldelsen sammen med ferdig utfylt skademeldingsskjema leveres ved innsjekk. Er utstyr mistet/tapt skal låntaker ettersøke grundig for å finne utstyret. Tiltakene som er iverksatt for å finne utstyret skal beskrives i den skriftlige rapporten.

3.1.4 Låntakers plikter og ansvar

Det er låntakers ansvar å sørge for at utlånt utstyr innleveres innen fastsatt tid, og at utstyret benyttes på en forsvarlig måte.

Det er låntakers ansvar å sette seg inn i og følge de retningslinjer som gjelder for lån, bruk og oppbevaring av utstyr.

Det anses som brudd på Filmskolens retningslinjer for utlån av teknisk utstyr når:

  • tidsfristen for innlevering ikke overholdes.
  • utstyret innleveres med skade uten at skriftlig rapportering vedlegges.
  • utstyr er tapt/stjålet/mistet uten at gjeldende skriftlig rapportering vedlegges.
  • utstyr er tapt/skadet/stjålet grunnet skjødesløshet.

Låntaker er, etter alminnelige regler om erstatningsplikt, ansvarlig for utstyr som vedkommende låner. Låntaker kan stilles økonomisk ansvarlig for tap og skade på utstyr som skyldes brudd på Filmskolens retningslinjer for utlån av teknisk utstyr.

Ved brudd på Filmskolens retningslinjer skal lageransvarlig varsle skolens ledelse (teknisk leder, undervisningsleder og administrasjonssjef).

Skolens ledelse vil i hvert enkelt tilfelle avgjøre hvilken konsekvens dette får.

3.1.5 Undervisningsutstyr

Utstyr som skal sjekkes ut og brukes i forbindelse med undervisning tas ut av én student på gruppa. Denne personen har også ansvar for at utstyret blir levert inn til riktig tid. Slike utsjekker kan foretas utenom åpningstidene dersom gjestelærer ikke på forhånd har gitt beskjed om hva som skal brukes av utstyr.

3.1.6 Innlevering

Dersom utstyr som skal leveres inn ikke er tilfredsstillende rengjort/ordnet, eller at låntager ikke har oversikt over utstyret, blir ikke innsjekk gjennomført.

Ved større produksjoner (som eksamensfilm) vil dette bety at neste gruppe kan bli forsinket i sin produksjon. Utstyr som ikke er sjekket inn av én låntaker skal ikke overleveres nestemann før dette er sjekket inn og ut igjen av teknisk avdeling.

3.1.7 Sikkerhet

Ved forarbeid til en produksjon skal befaring på location foretas sammen med skolens filmteknikker, som også er sikkerhetsansvarlig. Spesielle opptak som medfører bruk av røyk, pyroteknikk, arbeid i høyden, der hvor barn er involvert, bruk av våpen, bil, vei, vann, nattopptak, SFX, og lignende skal avklares med skolens filmteknikker. Befaring og gjennomgang av spesielle opptak gjennomføres for å ivareta sikkerheten for skuespillere, stab og utstyr.

3.1.8 Bruk av tekniske produksjonsrom

All bruk av Filmskolens tekniske produksjonsrom som studioer, bearbeidingsrom og kino skal på forhånd bestilles i skolens digitale kalenderløsning. Det er ikke anledning til å spise og drikke i disse rommene av hensyn til det tekniske utstyret. Røyking er strengt forbudt i alle Filmskolens lokaler. Rommene skal alltid være ryddet og låst, utstyr og lys avslått når rommet forlates. Vær påpasselig med å skru av utstyr som ikke er i bruk!

Dersom utstyr ikke fungerer tilfredsstillende eller slutter å virke, skal det leveres utfylt feilmeldingsskjema for utstyret til lageransvarlig. Feilmeldingsskjema finnes i alle maskinrom, samt i hylle ved teknisk lager. Utstyret blir reparert så fort det lar seg gjøre. Dersom utstyret sendes bort for service i en lengre periode vil det hvis mulig bli erstattet med tilsvarende løsning.

NB! Teknisk avdeling er avhengig av at feil rapporteres for å kunne starte utbedring av feil, så vær rask med å levere feilmeldingsskjema. Gir du oss en presis beskrivelse av feilen kan du hjelpe oss med å få utstyret raskt i stand.

Merk at timeplanlagt undervisning alltid prioriteres før annen bruk av disse lokalene.

3.1.9 Bruk av Studio 1 og Studio 2

Studiotid bestilles hos byggeleder/studioleder. Utenom bestilt tid er studioene avlåst.

Bygging i studio, som innebærer montering av settvegger o.l. skal godkjennes av byggeleder/studioleder. Dersom ekstern byggeansvarlig blir benyttet skal det avklares med teknisk avdeling. Dette for å ivareta personsikkerheten.

Etter bruk skal studioene ryddes og gulvet sopes. Den som bestiller studio er også ansvarlig for at opprydningen blir gjort skikkelig. Siste bruker av studioene er ansvarlig for opprydning. Dvs. at dersom en produksjon tar over et uryddet studio blir det den nye produksjonens ansvar å rydde studio etter bruk. Tid for dette må beregnes når studioet bestilles slik at de alltid er klare til nestemann som kommer. Dersom studioene ikke blir rengjort tilfredsstillende, kan rengjøring bli foretatt på produksjonens/linjens eget budsjett.

Søppel fra produksjoner skal bæres ut i søppelcontainer. Hver produksjon (alle i teamet) har ansvar for å rydde både studioene og fellesareal i forbindelse med en produksjon.

Opprydding fra produksjoner er alles ansvar, uavhengig av linje.

3.2 Oslo

Du som bruker er selv ansvarlig for å lese/gjennomgå brukerhåndbøker og annen tilgjengelig dokumentasjon for å ha tilstrekkelig kunnskap om utstyret, for å unngå unødvendig slitasje og skader. Dokumentasjon kan lånes på teknisk lager eller lastes ned fra utstyrs-produsentenes nettsider.

Prosjektnummer skal oppgis ved utstyrsutsjekk og uttak av materiell. Forbruksmateriell vil bli belastet produksjonens budsjett.

3.2.1. Låntakers plikter og ansvar

Det er låntakers ansvar å sette seg inn i og følge de retningslinjer som gjelder for lån, bruk og oppbevaring av utstyr.

Låntaker er, etter alminnelige regler om erstatningsplikt, ansvarlig for utstyr som er utlånt. Låntaker kan stilles økonomisk ansvarlig for tap og skade på utstyr som skyldes brudd på Filmskolens retningslinjer for utlån av teknisk utstyr.

3.2.2. Utsjekk/innsjekk av utstyr

Dersom teknisk utstyr skal hentes fra teknisk lager på Lillehammer skal utstyrsbestillingen være godkjent av undervisningsleder på master før den kan registreres i skolens bestillingssystem. Låntaker skal signere ved utsjekk og innsjekk.

Ved innsjekk skal alt utstyr være rengjort og talt opp. Feil og mangler skrives på feilmeldingsskjema.(Se punkt 2.2.3.) Låntager skal være til stede under hele innsjekken.

3.2.3. Oppbevaring

Utstyr skal oppbevares innelåst på et forsvarlig sted når det ikke er i bruk.

3.2.4. Feilmelding/skade

Ved skade på utstyr, eller dersom utstyr er mistet/stjålet, skal låntaker levere skriftlig rapport på feilmeldingsskjema som beskriver hendelsesforløpet i detalj.

Ved tyveri/tap skal forholdet i tillegg straks meldes til politi, og kopi av anmeldelsen leveres sammen med ferdig utfylt skademeldingsskjema. Låntaker plikter selv å søke etter mistet/tapt utstyr. Tiltak som er iverksatt for å finne utstyret skal beskrives i rapporten.

Ved feil og mangler på utstyr skal det gis beskjed til teknisk leder i tillegg til skriftlig melding på eget feilmeldingsskjema.


3.2.5. Retningslinjer for bruk av skolens lokaler/tekniske rom
3.2.5.1. Generelle regler for bruk av skolens lokaler

All bruk av Filmskolens lokaler, så som tekniske produksjonsrom, studio, bearbeidingsrom, visningsrom, VR-studio, verksted og kino skal bestilles via koordinator.

Røyking er strengt forbudt i alle Filmskolens lokaler. Rommene skal alltid være ryddet og låst, utstyr og lys avslått når rommet forlates.

3.2.5.2. Sikkerhet og alarm.

Lokalene er utstyrt med alarm. Alle studenter har egen brikke for åpning/stenging av dører.

Studentene skal signere for mottak av slik brikke. Ved tap av denne vil studenten bli pålagt å betale NOK 500,- for erstatning av brikken.

For opphold i skolens lokaler må man benytte sin brikke (med kode) for å komme inn. I prinsippet ”kjøper” du 4 timer om gangen når brikken er benyttet.

Dette gjelder alle årets dager. Når du forlater lokalene som siste person skal du sjekke at ingen vinduer er åpne og at alle lys er slukket. Du plikter å slå på alarmen ved å holde UT-knappen ved døren ved C7 inne i minimum 5 sekunder. Alarmen piper når den er igangsatt.

Du har da 45 sekunder på å forlate bygningen.

3.2.5.3. Tekniske rom

Dersom utstyr i tekniske produksjonsrom ikke fungerer tilfredsstillende eller slutter å virke, skal det snarest gis beskjed til teknisk leder.

3.2.5.4. Bruk av Studio 1

Studiotid bestilles hos undervisningsleder som koordinerer dette med byggeleder/studiosjef. Bygging i studio, som innebærer montering av settvegger o.l. skal utføres av byggeleder og eller studiosjef. Dersom man ønsker å benytte ekstern bygge-ansvarlig må dette avklares med studiosjef for å ivareta personsikkerheten.

Etter bruk skal studioet ryddes og gulvene være rengjort. Den som bestiller studio er ansvarlig for at opprydning blir utført.

Søppel fra produksjoner skal kildesorteres og bæres ut i containerrom. Hver produksjon (alle i teamet) har ansvar for å rydde både studioene og fellesareal i forbindelse med produksjoner.

Ved større produksjoner bestilles egen container for rydding.

NB: Opprydding er alles ansvar, uavhengig av studieretning.